一、项目管理总论

1.概述

什么是项目？
就是定好时间，解决问题！（多任务复合体）
（狭义）项目管理？
明确目标，制定计划，控制实施过程
（广义）项目管理？
用规范的思考方式去完成一件工作
什么是项目目标？
交付既定产品，符合利益干系人的期望
什么是KISS原则？
Keep It Simple Stupid 只做必要的事情

2.项目约束四要素

P 性能
功能（期望的行为）、质量（功能的保持性）
S 规模
问题的边界
T 时间
投入的 ‘人*月’ （!= 时间表）
C 成本
人，物 => 折算成钱
项目的本质是“资源换产品”
性能和规模
是对产品的要求（决定了必需的工作量）
时间和成本
是投入的资源（人力和物力的整合）

3.时间-成本 权衡

最优时间
规模、性能保持不变（产出恒定，投入也恒定），使成本最小的时间
计划时间 > 最优时间
可能原因为加班、低效率，使成本增加
计划时间 < 最优时间
可能原因为“资源过剩、协调困难”，使成本增加
“时间和成本”并不是简单的互补关系，时间延长会造成成本浪费，时间缩短会增加管理成本（二次曲线）

4.减少投入的办法

改变流程（事）
减少冗余步骤、走捷径（创造性的改进做事方式）
团结协作（人）
消除矛盾、减少内耗（科学的管理团队）
提高质量（态度）
竭力减少返工次数（杜绝浪费）

5.关于质量问题

经验
80%的质量问题来自于产品的设计阶段，且无法检测
质量成本
预防（风险分析和措施）、鉴定（测试过程）、失败（修理、客户流失）
预防
提高预防成本，会显著的减少鉴定和失败的成本，从而使质量成本下降

6.组织实施

原则
让干活的人参与意见
原因1
干活的人清楚细节，知道要花多长时间
原因2
由于经验和信息的局限，如果做出不合理的计划，会伤害团队关系

7.项目的生命周期

构想
理清 含糊不清的愿望（预热）
定义
明确 目标（列举要解决的问题）
计划
预计 怎样去做（战略、战术）
执行
实施 已有计划，监控过程并纠错（按部就班）
总结
吸取 经验教训、避免再犯（收尾）

8.项目管理系统的七个部分

人
缓和冲突、激励员工、做团队的润滑剂
文化
了解成员的文化背景，礼貌的对待每一个人
方法
进度表法、挣值分析法、工作分解结构法
组织
明确每个人的权利（决定权、命令权）、义务
计划
项目被期望的位置（成本和工作量）
信息
项目当前所处的位置
控制
对比计划和信息，纠正偏离的目标

9.项目管理与ISO9000

ISO9000认证
要求公司为自己的工作流程和步骤制定为标准文件
项目管理方法
（广为认可）刘易斯方法、克斯纳方法

10.让组织相信项目管理

改变观念
不进行项目管理，将承受长期的痛苦
克服
（以点带面）需要身在高位的朋友帮我们引入改革

11.项目经理

作用
通过协调人和资源，完成项目
制定计划
长期计划做成试探性的、粗略的，每日计划做到详尽具体
控制实施
对比计划和信息，纠正偏离的目标
积极主动
坚持自己的权利，同时尊重别人的权利
简政放权
使团队成员自觉的进行自我管理
主次分明
管理工作永远比做具体事情重要，切忌一头扎进某件事情里

12.四种基本思维模式

A象限
逻辑性很强，关注事（严谨、冷漠）。工程师、数学家
B象限
理性，关注细节（严谨、微观）。工厂主、行政人员
C象限
感性，关注人（随性、热情）。教师、顾问
D象限
创造性，关注大局（随性、宏观）。艺术家、思想家

13.思维模式对人的影响

可共存
一个人会有多种偏好，在每个象限的程度都不同
可培养
我们都能同时在四个象限思维，并且要在不偏好的思维模式上格外努力
无好坏之分
没有哪种思维偏好是最好的，并且思维模式与能力无关
与职业方向契合
思维模式的偏好决定了我们适合从事哪种职业

14.全脑式项目管理

兵多将广
组建团队时，包含所有的思维模式
增加正面影响
鼓励所有思维模式的人发表意见，能够比较全面的认识问题
降低负面影响
要理解不同思维偏好的差异，管理好争执，避免引发冲突
跟人打交道
作为项目经理，必须培养自己所有象限的思维模式，尤其在C象限要突出

15.多项目管理

不可取
尽量抵制多项目管理
精力有限
人脑的处理能力有限，最多可以管理3个项目
尽量专注
大脑频繁切换，会增加项目启动时间，降低了做事情的效率

16.建立项目方法论

具体
针对特定类型的项目，细化具体实施步骤
思想和方法的关系
类与实例的关系

二、项目定义

1.明确目标

把握方向
不要用正确的方式，解决错误的问题（南辕北辙）
取得共识
让每个人发表看法，经讨论后取得一致意见
目标灵活
项目的目标在某些方面很灵活，不是一成不变的！
两类问题
封闭的问题和开放的问题，它们各自有适合自己的定义方法

2.定义封闭问题的步骤（适合A象限思维）

①确认症状
偏离了期望
②描述症状
如何偏离，带来了何种负面影响（就像提bug）
③分析因素
列举所有可能因素，通过是非矩阵（正反变化一个，固定其它）缩小排查范围
④假设
对于不能排除的因素，猜测可能的原因
⑤检验
将所有猜测逐一验证，找到根源
⑥行动
根据根源，确定解决方案【临时（治标）/适应（调整自己）/纠正（治本）】

3.定义开放问题的方法（适合D象限思维）

再定义过程
换个角度看看
目标指向
明确需求与障碍（更容易知道想要什么）
类比
比喻成熟悉的事物（可以更清晰的认识）
边界检验
尝试在边界外来思考（突破思维定式和隐含约束）
问题的反面
可以尝试利用缺陷，而不是消灭它（化敌为友，高！）
形态学分析
对每个变量可能的选项就行枚举，然后对多个变量进行排列组合，充分考虑各种可能性（拓展视野）
贡献因子
如果要改进某个产品或流程，可以列举所有贡献因子，逐一考察是否可改进（抓住重点）
备择远景
如果环境变化，调整预期（应对变化）
思维图
将联想到的事物用“图”连起来（发散思维）

三、项目计划

1.选择战略

①形成战略
通过头脑风暴，想出尽可能多的战略（适合D象限思维）
②逐对比较
全方位（SWOT、力场、风险分析）比较，留下最优的

2.SWOT分析

Strengths
自己的强项（扬长）
Weaknesses
自己的弱项（避短）
Opportunities
外部的机会（趋利）
Threats
外部的威胁（避害）

3.力场分析：使赞成的力量大于反对的力量

忽略
越给脸越来劲
克服
以理服人
中和
你怎样才能支持我？
告状
找你领导治你（慎用）

4.管理风险

①确认风险
逐一排查，检查每个环节，考虑不能完成的原因
②量化风险
从3个方面 “发生概率、严重程度、容易监测” 排优先级
③应变计划
规避（绕道而行）、减轻（降低要求）、转移（损失转嫁给第三方）

5.制定工作分解结构WBS

逐级分解
分析出实现流程，明确所有可把握的任务（量化规模、性能）
分配资源
给每项任务，分配必需的资源
安排人手
给每项任务，分配可胜任的人
估计时间
给每项任务，分配投入的的时间
估计花费
给每项任务，分配预算金额（很重要，是后续量化的基础）

6.建立工作网络图

依赖关系
梳理任务的先后顺序
并行任务
找到可以同时工作的任务
关键路径
找到最长的路径
余地
与关键路径相比，多余的工期

7.制作项目进度表

里程碑
对于关键任务，设定完成标志
平整资源
用时间抵消不足的资源（余地用完，就延时）
甘特图
描述任务的先后顺序和持续时间（画出时间表）

8.估计：就是建立在某种基础上的猜

一致估计法
让多个有经验的人分别估计，找到差异的原因，综合后得到结果
日历表估计
工作时间!=完成时间（工作者也许有优先级更高的事情）

9.避免常犯的错误

看法片面
让干活的人参与意见（广开言路）
跳过计划
瞄准好了再开火，不要慌乱（沉着应对）
粒度太粗
将任务继续分解，到有把握的粒度为止（深入分析）
粒度太细
砍掉过细的细节，回溯到有把握的粒度为止（点到即止）
忽略风险
考虑可能的异常，做好预案（以管理的态度对待风险）
任务拖延
工作人员的负荷不超过85%（留有余地），减少“启动时间”（专注）
合理的存续期
最长不要超过4-6周，知识性工作不要超过1-3周

四、项目控制

1.概述

查看计划
时间表上，“项目约束四要素”应在的位置
量化进度
统一单位：将规模和性能折算成钱（挣值分析法）
计算偏差
任务量的偏差（少干了多少活）、成本的偏差（多花了多少钱）、预算的偏差（少投入了多少钱）
分析偏差
总体是什么情况？ 什么原因导致了偏差？
处理偏差
怎么对付偏差？

2.查看计划

规模
枚举一系列功能点（和性能一起分摊任务预算，折算成钱）
性能
枚举一系列性能点（和功能一起分摊任务预算，折算成钱）
时间
计划使用的工作时间
成本
任务预算

3.量化进度

规模
（实际完成的任务量） 列举已完成的功能点，折算成钱
性能
（实际达到的质量水平） 列举已达到的性能指标，折算成钱
时间
实际使用的工作时间
成本
实际花费

4.计算偏差

①输入变量
已完成的任务量
将已完成的规模和性能对应的钱数，加总
计划的任务量
== 任务预算
实际花费
计划使用的工作时间
不折算
实际使用的工作时间
不折算
②输出值（反映偏差情况的关键指标）
任务量的偏差
已完成的任务量 - 计划的任务量 （少/多 干了多少活）
成本的偏差
实际花费 - 已完成的任务量 （少/多 花了多少钱）
预算的偏差
实际花费 - 任务预算 （少/多 投入了多少钱）
时间的偏差
实际使用的工作时间 - 计划使用的工作时间 （少/多 工作了多久）

5.分析偏差

真实情况如何？
结合数据，从宏观角度看问题
背后的原因是什么？
选择处理方案的依据

6.处理偏差

忽略
正常范围，可以无视
纠正
摊上事了，你必须改正
改变计划
影响很大，你不用改、我改
取消项目
万劫不复，只能放弃了

7.看待偏差的观念

15%资金储备
给项目预留15%的资金储备，以弥补可能出现的偏差
15%时间进度
如果在项目时间轴的15%处（进度严重落后，或成本严重上升），此项目将不能按计划完成！
进度超前
进度超前不一定好，有时也会带来损失（产品的仓储、流动资金的消耗等）
日期和时间
日期是确定光阴的一个刻度值，时间是衡量精力的一段过程
控制周期
将“基本任务存续期”作为周期（无需按天查看，只有“基本任务是否完成”对项目结果有意义）

五、管理团队

1.领导能力

①获得追随者的能力（用对方的需求来引导）
管理 > 做事
协调大家把事情做好，比单枪匹马做好一件事的回报要高
基本素质
积极主动（预测可能变坏的事情，预防或尽快从困境中恢复）
自我实现预言
你的看法会影响对方的行为，促使对方发展成你期望的那样
②领导过程
激发共同愿景
让追随者把我的愿景，接受为自己的愿景
广泛参与
放手让别人去做
模范作用
对于推崇的事情，要以身作则，做出表率
激励信心
在心理上鼓舞大家的士气
③领导模式
手把手
能力不够，没有信心：教
影响
能力不够，愿意尝试：教并告诉为什么
参与
能力足够，没有信心：一起讨论怎么做
授权
能力足够，愿意尝试：放手去做
按以上步骤训练员工，一轮循环带来一次进步

2.激励每一个人

内在激励
精神上的满足
外部激励
物质上的回报
①马斯洛需求层（需求的优先级）
生理
衣、食、住、用、行
安全
内心没有恐惧
社会
被人接纳
尊重
被在意的人欣赏
实现自我
对自己感到满意
②赫兹伯格理论（需求的分类）
保健因素
现在应该满足的（门槛）
激励因素
将来会满足的（希望）
方法论
了解某个人的业余爱好、喜欢的工作、想做的事情，从中找到共同的行为模式安排这种行为模式的工作给她

3.建立项目组

①项目组 VS 常规小组
成员稳定性
临时 VS 永久
时间限制
进度表 VS 粗略限制
成员关系
分工协作 VS 可相互替代
专业要求
多兵种 VS 单一兵种
经理的权利
评价贡献 VS 实施奖惩
主要矛盾
人事问题 VS 技术问题
②注意事项
关心每个人的需求
做好项目就可以得到她想要的
集体感
提供经常交流的机会（正式或非正式的）
清除老鼠
清退不负责任的成员
降低组内竞争
协作 > 竞争
奖励制度
奖金分成两块，分别鼓励小组和个人
自我批评
虚心接受大家的意见
③沟通
传递思想
不能简单等同于信息交流
耐心的听
“如果我没理解错的话，你的意思是。。。”
去除感情色彩
消息没有好坏，理智的分析
④解决争执的顺序思路
目标
明确共同目标
角色
确定每个角色的权利和责任
方法
对采用的具体方法，达成一致
关系
管理行为，而不是态度
⑤权利和责任
权责对等
公平
酌情处理
根据工作成熟度分配权责
⑥决策二要素
接受要素
须得到大家一致同意
定量要素
由专家做出选择
顾问式方法
接受要素与定量要素同等重要

六、管理自己

1.时间管理

①任务排序
重要 & 紧急
必须优先做，却常常因为时间不够而做不好（时间有限，尽力而为）
重要 & 不紧急
有足够的时间做好（多投入时间）
不重要 & 紧急
容易跟上面搞混，要借助自己的目标来衡量（说服自己，少投入时间）
不重要 & 不紧急
琐碎、无所事事（不要浪费时间）
②时间估计
做时间记录
采集数据（可以使用手机里的日程管理）
统计分析
分析时间花到了什么地方
了解自己
得到对任务完成时间的初步估计
做出改进
改进安排时间的方式，提高时间效率
③时间分配
轻松
进度表不要排满，给自己留有余地
自在
追随内心，根据自己的生活目标，去掌控生活！

2.人生计划

明确人生价值
假设人生将走向尽头，最希望做哪些事情？（做正确的事）
精力分配
在不重要的事情上也要适度投入，在20%（高回报的事情上）分配多一些的精力（80/20原则）
循序渐进
人生是不断进步的过程，在某个阶段就做某个阶段的事情，期望不可过高；只存在越来越好，永远不要想一步到位

3.重要的观念

人生
在生命延续的过程中，享受物质（先赚钱），体验情感（先付出爱），实现自我（在感兴趣的方面付出努力，获得成就感）
交换
任何得到的东西，都是用我们的付出来换取的
时间
就像阳光转变成食物、能源；它是每一次交换的必需品
技术
花时间积累经验，将得到的知识 系统的存储到自己的大脑中
人脉
花时间维护感情，将好的印象积累成信任 存储到人们的大脑中
成功
用技术和人脉，换取自己需要的东西
捷径
提高时间的换取效率，单位时间换取更多的技术、人脉
时间管理
明确人生需求，作为一个项目来逐步实现

1.异想天开的人总是做同一件事，却期待不同的结果
2.项目管理的核心是思考方式，它适合于任何项目
3.向团队借力：尽己之力 ⇒ 尽人之力 ⇒ 尽人之智
4.怀才不遇的人是可悲的：他仅仅学到办事的技能，却意识不到要自己去寻找发挥才干之地